Comment bien classer ses documents

Il y a près d’un mois (déjà!) nous vous avons présenté les principes à connaître pour conserver ses documents en tant que professionnel. Voyons maintenant comment bien classer ceux qu’il faut garder.

Qu’est-ce qu’un bon classement?

Pour moi, c’est assez simple : Il faut que quelqu’un qui cherche un document le trouve facilement et rapidement. Même s’il n’est pas à l’origine du classement. Et oui ! nous ne devons pas être indispensable afin de garantir la continuité du travail d’équipe !

D’une façon plus objective, un bon classement doit être fiable, accessible, épuré et à jour.

Fiable : Il ne manque pas de document ! En effet, un dossier doit être complet, ça va mieux en le disant. Donc si Martin prend un document, Martin laisse un petit post-it pour indiquer le document qu’il a pris.

Accessible : La méthode de classement est connue de tous, ou bien affichée à disposition près du lieu de classement. Ainsi, en l’absence de Martin, vous savez comment chercher un document.

Épuré : Pas de brouillon, pas de notes en vrac, pas de version 1.2 du document. Ce n’est pas un dossier de travail, c’est un dossier classé.

A jour : c’est simple, la bannette « à classer » est vide.

Les types de classement

Pour bien travailler, il faut connaître ses outils. Ainsi il existe plusieurs types de classement, et il est possible de les mélanger pour obtenir le classement le plus adapté à vos besoins.

Tout d’abord examinons les 3 principaux types de classement pratiqués : le classement alphabétique, le classement numérique et le classement idéologique.

Chaque classement a ses limites et ses intérêts :

Classement Principe Intérêt Limites
AlphabétiqueClassement à partir des lettres de l’alphabet.– simple
– rapide : recherche et reclassement facile
– extensible
– complexe pour les dénominations
– peu sûr : une erreur ne peut être repérée
NumériqueClassement selon l’ordre des nombres (en général en fonction de l’ordre d’arrivée).

Ajout d’un répertoire pour mettre en correspondance le nombre avec le nom.
– simple
– rapide : recherche et reclassement facile
– sûr : absence ou erreur décelables
– extensible
– discret : permet l’anonymat
– nécessité absolue de répertoire
IdéologiqueClassement par thèmes à partir de mots clefs.

Subdivision des thèmes à partir d’un plan de classement.
– facile de créer des subdivisions
– extensible
– adapté à la documentation
– organisation longue
– peu sûr
– problème des documents traitant plusieurs sujets

L’intérêt est donc d’utiliser des classements dérivés pour correspondre à la pratique la plus pertinente pour votre activité. Par exemple, en comptabilité nous classons les factures reçues et les factures émises séparément (classement idéologique). Puis chacune est classée mensuellement (classement numérique). Enfin chaque mois nous retrouvons les factures selon le fournisseur (classement alphabétique).

Le classement papier

De même, vous devez adapter le classement à votre fonctionnement. Il existe des dizaines de solutions de classement chez votre fournisseur de papeterie. Les dossiers suspendus par exemple ont leur utilité. C’est un classement extensible, vous pouvez en effet insérer facilement un nouveau dossier entre deux existants.

Trouvez aussi de quoi vous motiver. Si Martin n’aime pas faire des petits trous, évitons les classeurs ! Si vos étagères sont visibles par exemple, sachez que les fabricants de papeterie regorgent d’imagination pour de beaux outils de classement. Quant à l’archivage, connaissez-vous cet outil étrange : la reliure d’archives !

Avec ce petit accessoire, vos documents ne glisseront plus dans les boites d’archives. Vous pourrez tout ranger à la taille qui vous arrange !

Le classement informatique

Le plus efficace est simplement de reprendre votre classement papier. Ce qui doit attirer votre attention est la dénomination des documents. En effet Martin doit perdre l’habitude de nommer son dossier « Dossier Martin – client Tartenpion – final 2 ». Là encore, la nomenclature doit être définie de la façon la plus évidente pour votre organisation, mais surtout, comprise et appliquée par tout le monde.

Ainsi, on évite les espaces et les caractères ‘’ « ? / ! % $ ö â ) @ . De plus, les documents sont datés dans l’ordre AAAA-MM-JJ. En effet c’est de cette façon que vous pourrez les classer par nom et ayant toujours la dernière version disponible. Encore mieux ! Cela vous évite les versions 2, 2-1 etc… dont on ignore laquelle est vraiment la dernière.

Enfin, lorsque le dossier est terminé, ne conservez pas les versions de travail. Au moment d’archiver le dossier client, ne conservez que les sources originales qui vous ont été fournies et votre document livré. Si vous souhaitez conserver une trace de votre process, vous pouvez créer un fiche synthétique reprenant les choix que vous avez fait.

S’organiser

Voilà, maintenant « il n’y a plus qu’à ». C’est à ce moment que se pose la question de l’organisation. N’hésitez pas à classer au fur et à mesure. Lorsque vous terminez de travailler sur un dossier, classez-le immédiatement.

Sinon, vous pouvez prévoir une bannette « à classer ». Cela nécessite un peu de vigilance pour qu’elle ne se remplisse pas à vue d’œil. Les moments propices pour le classement sont alors : le matin avant que la journée ne commence, quand vous êtes en attente avec une plateforme téléphonique, ou bien après déjeuner quand vous sentez l’envie de sieste arriver…

De mon côté, c’est le vendredi en fin de journée, lorsque je planifie la semaine suivante. Plus tard, quand vient le lundi matin je savoure mon bureau rangé, ma bannette vide et ma liste de choses à faire qui m’attend pour entamer cette nouvelle semaine !