Bon. Il est temps de faire un état des lieux. Vous vous êtes déjà positionné sur notre échelle du désordre organisé. Effectivement, il y a peut-être un peu de place pour du progrès. Mais bon, la situation n’est pas si horrible que ça. Si?
Pour que vous puissiez vous rendre compte par vous-même, voici 10 signes que vous êtes débordé d’un point de vue administratif :
1 : Le courrier qui s’entasse
Que ce soit celui que vous recevez ou celui que vous souhaitez envoyer, les piles de courrier s’amassent. Comment vous en vouloir devant le peu d’enthousiasme que représente cet amas de factures, de relances et de publicités ? Vous devez bien envoyer votre chèque au graphiste pour le payer, mais vous n’allez pas vous déplacer à la poste juste pour un courrier. Vous avez les fiches de paie à envoyer à vos 2 salariés vendredi. Ça attendra vendredi…
2 : La première relance du graphiste
Vous vous êtes enfin décidé à traiter le courrier. Dedans, une première relance du graphiste. Vous grimacez. Vous n’aimez pas les relances. Nous non plus… En plus c’est ridicule. Le chèque est prêt. Il est dans la pile à envoyer vendredi… comment ça on est déjà mardi ? Bon vous partez au bureau de poste.
3 : La deuxième relance du graphiste
Une semaine plus tard, vous décidez d’affronter de nouveau votre courrier. Entre une pub, une candidature (à laquelle vous n’aurez pas le temps de répondre) et la facture du comptable… PAF! une deuxième relance du graphiste. Celle-ci est beaucoup plus menaçante que la première. « Dernière relance avant saisie de vos biens, de vos rêves et de vos espoirs. »
Très angoissant.
Vous essayez de vous souvenir. « Mais je ne l’ai pas déjà payée ? » Si, vous l’avez payée. Le courrier est parti la veille du jour où le graphiste a envoyé la deuxième relance. Les courriers se sont croisés. Mais vous décidez d’appeler quand même. Il vous confirme qu’il a bien reçu le règlement et vous assure de sa satisfaction à travailler avec vous. Cette fois-ci ça se termine bien.
4 : Le « soleil » de post-it qui décore votre ordinateur…
Pour celui-là une image vaut mieux que mille mots :
5 : Le temps perdu à chercher un document
La facture de la fontaine à eau devrait être rangée à » Factures Novembre 2019 » ( C’est à ce moment là qu’on a changé le filtre la dernière fois).
Tiens il n’y a pas de facture en novembre ! Peut-être dans la pochette » A classer » ? Oui effectivement. Tous les papiers de l’univers ont l’air d’être dans cette pochette qui déborde. Pas faute d’avoir ajouter un post-it dessus : « URGENT ! » Il n’y a plus qu’à chercher…
6 : La machine à affranchir qui marche une fois sur deux
Il faudrait joindre la société qui gère la machine à affranchir. Ce n’est plus possible de perdre un quart d’heure par jour à se battre avec ces moulins à vent des temps modernes ! Mais vu que la plaquette avec les infos concernant cette machine est sans doute dans la pochette « A classer » ça attendra que ce soit classé…
7 : Le deuxième appel dans la journée de la société Chantepoupi
La société Chantepoupi est ravie de votre prestation. Vous êtes le meilleur dans votre domaine et ils ne souhaitent collaborer qu’avec vous. La comptabilité demande donc la facture de votre entreprise pour procéder au règlement. La secrétaire vous a envoyé un e-mail en début de semaine pour vous la demander. Elle vous en renvoi un ce vendredi, que vous ne voyez qu’à 17h. Ça attendra donc lundi. Lundi matin elle vous appelle directement… Vous partez en réunion, vous le ferez début d’après-midi. Elle vous rappelle en ce début d’après-midi. Vous préparez la facture… un peu gêné d’être relancé pour votre propre facture…
8 : Les relances des stagiaires
« Bonjour, je m’appelle Sophie Dupond, je vous ai envoyé une candidature il y a un mois pour un stage non rémunéré de deux semaines, je voulais savoir si vous aviez pu consulter ma candidature ? »
Blanc.
« Vous pouvez me rappeler votre nom ? »
Ça ne changera pas grand chose. Des candidatures vous en recevez plein. Et comme vous n’avez pas un besoin urgent de recruter un stagiaire, il vous arrive de ne même plus ouvrir les candidatures. Chose que vous vous étiez promis de ne pas faire quand vous étiez vous-même stagiaire.
9 : Votre collaborateur qui demande le remboursement de ses notes de frais
Vous devez installer des affiches publicitaires dans toute la ville pour la venue en concert de Gérard Lenorman. C’est une grosse journée pour la boîte, vous avez deux réunions rien que cet après-midi. Heureusement, pour la pose des affiches, vous savez que vous pouvez compter sur votre super collaborateur Martin. Martin qui depuis 10 ans vous accompagne, il a vu l’entreprise grandir et contribue largement à sa réussite. Vous avez confiance en Martin. Mais ce matin, Martin est chafouin. Vous lui avez dit à son arrivée qu’il prendrait en charge la pose des affiches et qu’il devrait faire le plein du camion avant. Vous le croisez juste avant votre première réunion, sa mine grognon vous pousse à le questionner :
– Martin : C’est juste que ça fait deux mois que j’avance le plein du camion et je n’ai toujours pas été remboursé.
– Vous (horrifié) : 2 mois ?!
– Martin : 2 mois.
– Vous : Mais tu m’as donné tes notes de frais ?
– Martin : Elles sont dans la pochette » Note de frais ».
Vous prenez le temps d’aller voir ensemble, les factures et tickets de cartes bancaires sont bien là. Vous vérifiez le montant total et procédez au règlement immédiat via votre smartphone. Vous arrivez avec 5 minutes de retard à votre réunion. Mais, quand il a pris les clés du camion pour partir, vous avez distinctement entendu Martin fredonner « La ballade des gens heureux ».
10 : La facture de téléphone de votre fils au milieu des reçus des tickets de restaurant de votre entreprise
Selon certaines théories (notamment la théorie des cordes en physique fondamentale) il existe sans doute plusieurs univers. Si vous avez envie d’en savoir plus je vous invite à vous renseigner sur la page Wikipédia. Mon 10/20 en sciences au bac ne me permet pas de m’étendre d’avantage sur le sujet. Mais je peux vous assurer que sur aucune planète, dans aucun univers, ni aucune galaxie, la facture de téléphone de votre fils n’a sa place au milieu des reçus des tickets de restaurant de votre entreprise. Jamais !
Pour conclure :
Nous avons soulevé dix situations auxquelles vous pouvez être confronté. Et pour ces dix situations nous vous proposons une solution:
Faites appel à nos services. Nous évaluerons votre situation et répondrons à chacun de vos besoins administratifs.