Alors que l’archivage numérique s’est progressivement installé dans notre quotidien d’entrepreneur.e, on pourrait croire qu’il est plus simple de tout scanner et tout conserver. Mais la loi RGPD (règlement général sur la protection des données) est arrivée. Et la sauvegarde des documents peut s’avérer coûteuse en espace de données. Nous vous proposons 4 principes à garder en tête pour vous y retrouver.
Premier principe : conserver ce qui est en cours d’usage
Tous les contrats qui sont actuellement valables sont à conserver. Cela concerne évidement les contrats de travail de votre équipe, mais aussi les contrats d’assurance, les garanties de matériels, les contrats de téléphonie etc… Ainsi vous pouvez avoir des documents contractuels très anciens comme par exemple le bail locatif depuis 20 ans.
Second principe : les pièces comptables, gardez tout
Tout ce qui concerne la comptabilité doit être conservé. Pas d’excuse. Pas d’option. La règle est la suivante: les livres et registres comptables, et leurs pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur) sont à conserver pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Il en va de même pour le bilan. Donc attention si vous changez de cabinet d’expertise comptable. Il vous revient de vérifier la transmission des livres comptables de l’un à l’autre.
Les micro-entreprises sont dispensées de l’obligation de tenir une comptabilité. En effet, l’obligation se limite à l’enregistrement chronologique des recettes et des achats non modifiable. Et encore! le registre des achats n’est obligatoire que lorsque l’activité consiste à vendre des marchandises, ou bien si vous tenez par exemple un restaurant ou un hébergement. Pour les recettes, un logiciel de gestion des factures émises avec l’enregistrement des règlements pourra vous garantir le respect de cette obligation.
Troisième principe : les impôts c’est 6 ans
Vous réglez la CFE? Ou bien vous êtes soumis à l’impôt sur les société? Ou encore, vous collectez la TVA au réél? au mini-réél? Ne cherchez pas. Vous devez conserver tous les documents fiscaux pendant une durée de 6 ans. Cette règle concerne toutes les formes d’imposition. Simple et concis.
Seule exception : les charges sociales et la taxe sur les salaires. La durée de conservation de ces documents est de 3 ans.
Quatrième principe : ressources humaines, attention aux données personnelles
Le principe c’est 5 ans : bulletin de paie, contrat de travail, avenants, solde de tout compte… et les déclarations d’accident du travail. Mais attention, car si il est obligatoire de conserver ces éléments 5 ans, il faut également les supprimer. En effet, il s’agit de données personnelles qui entrent dans le champs du RGPD.
Enfin la comptabilisation du temps de travail varie selon les contrats de vos équipes : les documents qui comptabilisent le temps de travail doivent être conservés 1 an. Pour vos équipes au forfait, la règle passe à 3 ans.
Notre conseil : pensez à prévenir vos équipes de cette disposition. En effet, elles ne pourront pas revenir toquer à votre porte pour un duplicata de bulletin de salaire ou de certificat de travail si cela fait plus de 5 ans !
Pour en savoir plus
Alors, vous devez faire le tri ? N’hésitez pas à nous contacter pour nous confier le classement et l’archivage de vos documents. Nous saurons lesquels conserver et lesquels jeter, et dans la bonne poubelle en plus !
Pour plus de détails sur les délais de conservation des documents, n’hésitez pas à consulter le site Service public dédié aux professionnels. Et si vous êtes comme nous, passionnés par le sujet, rendez-vous sur le bulletin officiel des finances publiques.