Vous avez décidé de faire le tri des papiers que vous cumulez depuis des années. Bravo ! Vous avez raison, c’est le bon moment ! Voici quelques réponses aux questions que vous pouvez vous poser :
Faut-il conserver vos papiers sous format papier ou numériquement ?
Pour commencer, tout dépend de la façon dont le document vous est parvenu.
Si l’original du document est sous forme papier, et qu’il vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier.
En effet, si vous numérisez (scann, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie.
Ce qui est mieux que rien ! On vous l’accorde.
Si l’original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous forme numérique.
En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.
Concernant la durée de conservation d’un document, elle concerne uniquement le type de document, pas sa forme. La durée sera donc la même sous format papier ou format numérique.
Faut-il numériser absolument tous les papiers que je reçois ? Au cas où …
Non, il n’est pas nécessaire de scanner tous les documents que vous recevez. Cependant, nous vous conseillons de scanner les plus importants (diplômes, titre de propriété …) de toute façon ceux-là, il faut les conserver à vie donc autant les avoir de toutes les manières possibles. Enfin s’ils venaient à disparaitre, la copie numérique vous aidera à demander un duplicata.
Pour scanner vos documents nous vous conseillons le format PDF couramment utilisé. Nous vous suggérons également de doubler les sauvegardes informatiques sur des clés USB ou des disques durs externes. En effet, la durée de vie d’un CD ou d’une clé USB n’est pas garantie.
Quels papiers conserver et combien de temps ?
Pour répondre à cette question une seule source officielle :
Les documents y sont classés par catégorie :
Assurance, véhicule, banque, famille-scolarité, logement, impôts et taxes, travail-chomage-retraite, papiers militaires, particuliers employeurs, santé, papiers d’une personne décédée.
Voici par exemple les informations concernant les papiers bancaires :
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Chèque à encaisser | 1 an et 8 jours | Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due |
| Contrat de prêt immobilier et consommation + justificatifs | 2 ans | À partir de la dernière échéance |
| Relevé de compte, talon de chèque | 5 ans | Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois |
| Ticket de carte bancaire : paiement et retrait | Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant |
Les papiers sentimentaux, comment je fais ?
N’hésitez pas à scanner ou photographier certains papiers sentimentaux. Certaines personnes (Coucou Maman !) gardent absolument tout. Garder certains dessins, lettres… de façon numérique permet par exemple de faire de la place dans la maison. (Re-coucou Maman !)
Ne gardez que les papiers les plus précieux pour vous (dessins d’enfants, cahiers de poésie, lettres d’amour…) Alors autant la durée de conservation des factures d’eau c’est 5 ans, et à 5 ans + J1 je m’en débarrasse, autant vous devez garder les lettres d’amour … (si c’est une lettre de votre ex qui vous a fait souffrir, brûlez-le ! euh non brûlez-la, la lettre, pas l’ex ! le karma se chargera de lui… ou d’elle… d’eux quoi !) (Cela dépend de votre caractère. Et de votre affinité avec les rituels… Comment ça on est sur le site d’une entreprise d’administratif). Je m’égare …
Pour conclure :
Le site Service-public.fr reste la principale référence. Ainsi vous y trouverez quels documents garder. Quant à passer à l’action, sachez que nous mettrons en place prochainement des formations pour vous apprendre à les classer.